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Digitalización de documentos históricos, un reto para los archivistas

Ruiz Silera participó en la Semana Interinstitucional de Archivos, organizada por las principales instancias gubernamentales y  legislativas en la entidad que albergan archivos y la UMSNH
Ruiz Silera participó en la Semana Interinstitucional de Archivos, organizada por las principales instancias gubernamentales y legislativas en la entidad que albergan archivos y la UMSNH

En la era de la informática la consulta de información está creciendo de manera exponencial y hay que trabajar de manera urgente en el tema, Eduardo Ruiz Silera, director de la Facultad de Historia de la Universidad Michoacana

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Morelia, Michoacán, 25 de marzo de 2015.- Adquisición de tecnología, conocimientos sobre el software necesario para la digitalización de documentos históricos, fue el tema central de la conferencia impartida en el auditorio de la Facultad de Historia, por su director, David Eduardo Ruiz Silera, dentro de la Semana Interinstitucional de Archivos, organizada por las principales instancias gubernamentales y  legislativas en la entidad que albergan archivos y la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (UMSNH).

Si bien el valor de los documentos contenidos en nuestros archivos es irrefutable, expresó, cuando se trata de digitalizar un documento histórico, cuestiones como la nitidez, el color y establecer los criterios sobre su clasificación, serán los retos que en corto plazo enfrentaremos ante la inminente puesta en marcha de la Ley de Transparencia y la Ley General de Acceso a la Información Pública.

Ante los responsables de los archivos históricos del Congreso del Estado, el Poder Judicial de la Federación, el Archivo del Poder Ejecutivo, el Tribunal Electoral del Estado de Michoacán,  alumnos y docentes de la UMSNH, el doctor Ruiz Silera, especializado en el tema de conservación de archivos históricos, expuso varios puntos a considerar como retos para la digitalización de los archivos históricos, “no es igual resguardar los archivos de una oficina normal, que tratar de poner un orden digital a documentos cuyo contenido es material de estudio histórico. De allí que no se trate simplemente de un proceso de fotocopiar lo que hoy resguardamos de manera física, sino de utilizar las mejores técnicas para que la fidelidad y la seguridad de los archivos digitales permitan preservar su carácter histórico, su consulta y difusión a nivel internacional”, definió.

Este proceso de digitalización, debe iniciar con la decisión de qué digitalizar primero: lo más importante, lo más valioso o lo más consultado, de allí, dijo Ruiz Silera, se derivarán decisiones en cada una de las instancias a las que pertenecemos. El segundo punto es elegir la tecnología adecuada para digitalizar sin maltratar, además de que pueda obtenerse la mejor definición posible, sin alterar los colores originales, elegir el mejor formato (PDF, TIFF o RAW). En este punto el conferencista mostró a los asistentes algunas técnicas novedosas y equipos especiales para ese propósito.

Posteriormente, continuó el director de la Facultad de Historia, está el aplicar los criterios de referencia para que desde cualquier lugar del mundo, se pueda acceder de forma eficaz a la información requerida, mediante la clasificación establecida en la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD-G, en donde se incluyen datos como el lugar en donde está resguardado el documento, el contenido, el contexto y otros documentos relacionados con el descrito.

El ponerlos en red para la consulta, implica tener por lo menos dos originales electrónicos en diferentes dispositivos en la institución para el resguardo y uno en la red, el cual puede ser consultado por los usuarios, con ello, observó, “estamos entrando en una nueva etapa de modernidad en la que la difusión de la información será exponencial, sin poner en riesgo los documentos originales a merced de un maltrato físico, sin embargo este cambio a la digitalización requiere de un presupuesto importante y un trabajo minucioso, esto es lo que se conoce como gestión informática”.

Para concluir, el conferencista hizo algunas recomendaciones sobre el software idóneo promovido por el Consejo Internacional de Archivos ICA-Tom, el cual es gratuito y tiene las bases para cumplir con la norma internacional en materia de digitalización de archivos históricos.

El director de la Facultad de Historia, David Eduardo Ruiz Silera es licenciado en Historia, con maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos, realizada en la Universidad Internacional de Andalucía, cuya tesis propuso un modelo para la descripción, informatización y digitalización de los fondos del archivo histórico de la Casa de Morelos.

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